Captation conférence live : Guide pratique pour son prestataire
Organiser une conférence est complexe, sa captation et sa diffusion l’est tout autant.
Cet article ne va pas vous aider à apprendre de vous même comment filmer et diffuser mais il vous donnera des billes pour travailler avec votre prestataire vidéo.
Ici je vais vous donner tous les éléments pour que la collaboration se passe au mieux.
Car avec plus d’une 100 de diffusion live / an on commence à voir comment ça fonctionne !
Choisir de diffuser votre conférence peut transformer l’expérience en offrant un accès à un public plus large et une interaction en direct, tout en éliminant les barrières géographiques. En effet, vous êtes limités au nombre de sièges sur place alors que vous pouvez diffuser la vidéo à un nombre potentiellement illimité de spectateurs !
En général, si le travail marketing en amont a été bien fait, un bon objectif est de réussir à avoir autant de public assis en salle que devant leur écran !
La captation vidéo live de votre événement peut faire toute la différence en permettant une diffusion en temps réel, une interaction avec un public élargi et la création d’un contenu réutilisable. On effet on va voir comment on peut démultiplier la portée de votre conférence 🙂
Dans ce guide complet, nous explorerons en détail chaque aspect de la captation vidéo live, des avantages aux plateformes de diffusion en passant par les coûts et les exigences techniques.
Sommaire
Définition d'une Captation Vidéo Live
La captation vidéo live, également appelée streaming en direct, consiste à enregistrer et diffuser un événement en temps réel sur internet. Jusque là rien de bien compliqué, c’est offrir l’expérience télévision à son audience, qu’il soit composé de 10 au 1M de personnes !
Cette méthode permet à un public distant de participer à l’événement comme s’il était présent physiquement, tout en offrant la possibilité d’interagir en direct avec les organisateurs et les intervenants.
C’est cet aspect ludique qu’il faut retenir, souvent nos clients oublient qu’il y a potentiellement 2x plus de personnes derrière leur youtube que dans la salle de conférence ! Abusez des questions, quizz, interractions avec le public !
Pourquoi Faire une Captation Vidéo de sa Conférence en Live ?
La captation vidéo live présente de nombreux avantages par rapport à une simple conférence en présentiel.
– Elle permet d’atteindre un public beaucoup plus large, et sans restrictions géographique.
Sans les contraintes de capacité d’une salle physique. Je le répète mais on peut doubler son impact grâce au fait de diffuser la vidéo pour une audience qui n’a pas pu se déplacer.
– C’est plus écologique (et j’ai eu le retour de certains VIP / CEO qui n’en pouvait plus de se déplacer en avion pour assister ou même présenter 5minutes). Avec une régie live on peut très bien diffuser des intervenants qui dans un autre cas auraient décliné l’invitation.
– La captation vidéo live permet une expérience plus immersive et interactive pour les participants, qui peuvent poser des questions, commenter en direct et interagir avec les autres spectateurs. Il y a un petit côté
Beaucoup de mes clients n’osent pas faire de leur évènement live un évènement digital à part entière en utilisant toute l’interaction qui est possible d’utiliser ! (quizz, sondage, Q&A avec votre audience)
– Enfin, capter votre conférence vous permettra d’avoir un contenu réutilisable, avec la possibilité d’archiver la diffusion pour un accès ultérieur ou de découper des extraits pour une utilisation promotionnelle. Là encore en démultiplie l’impact d’une conférence qui ne se limitera pas au seul jour J.
Sur Quelle Plateforme Diffuser sa Conférence ?
Il existe de nombreuses plateformes de diffusion en direct disponibles, chacune avec ses propres avantages et inconvénients.
Attention cependant aux plateformes qui sont apparus durant le COVID ! Restons sur des classiques qui ont fait leurs preuves comme youtube par exemple.
Mon conseil :
YouTube Live est l’une des options les plus populaires, offrant une interface conviviale, une diffusion en haute qualité et la possibilité de monétiser votre contenu. De plus tout le monde connait la plateforme et elle est sécurisée.
Zoom et Microsoft Teams sont également largement utilisés pour les réunions et les webinaires en direct, offrant des fonctionnalités de collaboration avancées telles que le partage d’écran et les salles de réunion virtuelles.
Mais la qualité est moins bonne qu’une plateforme qui prend le temps d’encoder le flux comme youtube.
Pour une expérience plus professionnelle, des plateformes spécialisées telles que Livestorm ou Vimeo Livestream offrent des fonctionnalités avancées telles que la gestion des inscriptions, les analyses en temps réel et l’intégration avec d’autres outils de marketing.
En revanche ça a un cout !
De notre expérience, un client à nous a donné le lien de sa conférence en live en utilisant le funel de Livestorm pour ensuite au bout mettre un lien youtube. Il a ainsi combiné l’expérience marketing de livestorm et la qualité / simplicité de youtube.
À Quel Tarif S'Attendre ?
Les coûts associés à une captation vidéo live peuvent varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs.
Notamment la durée de l’événement, le nombre de caméras utilisées, la complexité de la production et les exigences techniques spécifiques.
En général, nos tarifs commencent autour de 2100 euros pour une captation vidéo live de base et peuvent aller jusqu’au double pour des événements plus complexes nécessitant une équipe de production étendue et du temps supplémentaire.
De mon expérience, je me méfierai des prestataires qui proposent un prix en dessous.
Il faut bien vérifier si le prestataire a une régie de backup ou de relai si le live plante. Et il faut aussi voir si ils utilisent des caméras robotisées qui coute certes moins cher mais qui est vraiment moins quali. C’est littéralement utiliser une webcam à la place d’un appareil photo.
Vous pouvez regarder des exemples de captation vidéo de conférence ou de live sur notre site internet. En toute modestie on pense avoir des tarifs très attractifs. Preuve en est que d’autres agences de captations lives nous sous-traitent pour leur client en nous vendant le triple 😉
Les Risques Si l'on Se Passe d'un Prestataire :
Diffuser une captation live d’une conférence sans prestataire ou connaissance en vidéo est impossible malheureusement. Sans rentrer dans les détails c’est un métier qui nécessite expérience en rooting, audiovisuelle et logistique.
Tout d’abord, la qualité technique de la diffusion peut être compromise, avec des problèmes tels que des coupures audio ou vidéo, une mauvaise résolution ou des retards de diffusion. Et oui ça reste un métier !
Enfin, en cas de problème technique pendant la diffusion, il peut être difficile de trouver une solution rapidement sans l’expertise d’un technicien qualifié. En engageant un prestataire professionnel, vous pouvez éviter ces risques et vous assurer que votre événement se déroule sans accroc.
Si vous voulez utiliser quand même le live pour votre évènement et faire un POC.
Une erreur serait de filmer la conférence seule avec son Iphone. Résultat : on voit rien et l’on entend rien. Car aujourd’hui on a besoin d’un certain matériel pour y arriver.
Ce qui peut être une bonne idée cependant serait de filmer en live les coulisses de votre évènement. Si celle-ci se précède d’un moment networking vous pouvez par exemple faire un micro trottoir en live !
Utilisez le live non pas pour diffuser la conférence mais pour donner envie de venir à la prochaine 🙂
Peut-on Avoir un Replay de la Conférence ?
Oui, la plupart des plateformes de diffusion en direct permettent aux organisateurs de conserver un enregistrement de leur événement pour un accès ultérieur. En général elles gardent même la conversation chat comme youtube par exemple.
Mais aussi nous enregistrons de manière native le live. Pour re-uploader plus tard.
L’ avantage c’est que l’on va pouvoir découper le replay en extraits, le retravailler, isoler le son pour en faire une version podcast par exemple.
De Quoi A Besoin un Prestataire Live ?
Pour assurer une captation vidéo live réussie, un prestataire professionnel aura besoin de plusieurs éléments essentiels.
Tout d’abord, un accès fiable à internet est indispensable pour garantir une diffusion stable et de haute qualité. Quand je dis fiable, c’est une entrée en ethernet et non wifi. Et sans restriction de port.
En général, il peut y avoir des restrictions quand on va diffuser le live dans des locaux partagés à la Defense par exemple. Et dans ce cas il faut convenir d’une levée de restriction avec le DSI !
De plus, le numéro de téléphone du technicien sur place peut être utile pour une communication directe en cas de problème.
Enfin, nous aurons besoin d’informations détaillées sur l’événement, telles que l’heure de début, la durée prévue et les besoins en équipement technique.
Pour tout le reste nous sommes clé en main ! Le plus simple reste de s’appeler !
Quel Matériel utilisons nous ?
Voici la liste de matériel que l’on utilise pour faire la captation vidéo conférence live :
Partie régie :
– régie Atem extreme iso. C’est elle qui va permettre d’encoder et de mélanger les différentes caméras.
– 2 Ordinateurs dont 1 spécialement pour backup le flux.
– Diffuseur webpresenter, (encore un backup pour diffuser)
– Ninja V, Hyper deck pour enregistrer le replay.
Partie Caméras :
– GH5, GH6, A7S3
– Slider Ifootage (pour donner un aspect plateau TV à votre conférence)
Ici nous n’utilisons pas de caméras robotisées car la qualité est horrible. Beaucoup d’agences vont mettre un opérateur pour 3 caméras pilotées… Et vous faire payer beaucoup plus ! Regardez bien le devis !
Partie Son :
– Rodecaster, soundcraft,
– G4, micro rode lavalier
– Sm7b
Pour la location nous louons beaucoup en fonction de chaque projet !
Effectivement nous allons pas louer les mêmes enceintes en fonction de si il y a 50 ou 500 personnes lors de votre conférence.
Partie lumière :
– Aputure 200, 300W
– Godox sl60-200w
– etc.
Difficile de tout répertorier, nous avons plus de 60 000eu de matériel dans nos box de stockage…
Bien Préparer sa Captation Vidéo Live :
La préparation est la clé d’une captation vidéo live réussie.
Avant l’événement, il est important de communiquer clairement avec votre prestataire pour discuter de vos besoins et attentes, ainsi que des détails logistiques tels que l’emplacement, le nombre de participants et les exigences techniques spécifiques.
De plus, il est recommandé de faire un test de connexion et de sonorisation avant le début de l’événement pour éviter les problèmes de dernière minute, souvent c’est ce que l’on fait lors d’un repérage en amont de l’évènement.
Enfin, assurez-vous de nous fournir tous les éléments nécessaires, tels que les présentations PowerPoint, les vidéos promotionnelles et les logos d’entreprise, pour une intégration fluide dans la diffusion en direct 🙂
Une visio avec le réalisateur est obligatoire pour discuter de tous les détails logistiques tels que l’emplacement des caméras, le nombre de participants et les exigences techniques spécifiques.
Combien de Techniciens pour Capter en Live sa Conférence ?
Le nombre de techniciens nécessaires pour une captation vidéo live dépendra de plusieurs facteurs…
Les questions à se poser :
– est-ce que la salle est sonorisée ? (pour savoir si il faut un ingénieur son)
– est-ce qu’il y aura beaucoup de mouvement lors de ma conférence ?
(une table ronde est plus facile à capter qu’une succession de startups qui vont pitcher toutes les 2mn par exemple.)
– Faut-il diffuser en live ?
– Y ‘aura t’il des intervenants à distance ?
En général, une équipe de production standard comprendra un réalisateur, un technicien son et un opérateur de caméra, bien que des équipes plus importantes puissent être nécessaires pour des événements plus importants ou plus complexes.
Peut-on Intégrer des Slides ? Un Compte à Rebours ?
Oui, il est tout à fait possible d’intégrer des éléments visuels tels que des slides PowerPoint, des vidéos préenregistrées ou des animations graphiques à votre diffusion en direct.
De plus, un compte à rebours peut être ajouté pour créer une anticipation avant le début de l’événement et garder les spectateurs engagés pendant les pauses.
Il est difficile pour des spectateurs à distance de se rendre compte de ces moments de pause qu’il peut y avoir en présentiel.
L’idée est donc de vraiment occuper son audience digitale avec du graphisme, de la vidéo, etc.
Quel Est le Nombre de Caméras Recommandées ?
Le nombre de caméras recommandé pour une captation vidéo live dépendra de plusieurs facteurs, notamment la taille de l’événement, le nombre de participants et les besoins de production spécifiques.
En général, une configuration standard comprendra au moins deux caméras : une pour les plans larges et une pour les plans rapprochés. Chez Les Films de Gustave on aime bien offrir une 3eme caméra pour apporter un contrechamp ou une vue sur le public pour les questions.
Pour une expérience plus immersive, vous pouvez également envisager d’ajouter une 4 caméra pour un champ contrechamps plus dynamique !
Est-il Possible de Faire Participer des Intervenants à Distance ?
Oui, il est tout à fait possible d’intégrer des intervenants à distance dans votre captation vidéo live.
Cela peut être particulièrement utile si vous avez des conférenciers ou des invités qui ne peuvent pas être présents physiquement à l’événement.
En utilisant des outils de vidéoconférence tels que Zoom ou Skype, vous pouvez connecter des intervenants distants en direct et les intégrer dans la diffusion en cours.
Peut-on Avoir un aftermovie de la Conférence à la Fin ? Quel Est le Délai ?
Oui, il est tout à fait possible d’obtenir un aftermovie de la conférence. C’est même une bonne idée pour relancer les participants et vendre l’évènement suivant !
En fonction de la durée de l’événement et de la complexité de la production, le délai peut varier.
Cependant l’on reste autour d’une semaine après l’évènement pour battre le fer tant qu’il est chaud.
En général, il est recommandé de planifier à l’avance et de discuter de vos besoins avec votre prestataire pour garantir une livraison rapide et efficace.
Conclusion :
La captation vidéo live de votre conférence offre une multitude d’avantages, notamment une portée élargie, une interaction en temps réel et un contenu réutilisable.
En suivant les conseils et les recommandations de ce guide complet, vous pouvez vous assurer que votre événement se déroule sans accroc et laisse une impression durable sur votre public.
J’espère que cet article vous donne quelques informations mais l’idée est de vraiment pouvoir s’appeler discuter de votre projet =)
