Vous avez un projet d'évènement hybride ?
Vous pouvez lire notre guide mais n'hésitez pas à nous contacter directement si vous avez des questions
Pourquoi parle t'on évènement hybride ?
Un événement hybride combine simultanément des participants physiquement présents sur site et une audience connectée à distance via un dispositif de live streaming interactif.
Cette double expérience nécessite une infrastructure technique dédiée pour orchestrer captation professionnelle, diffusion stable et engagement des deux publics.
Cette dualité transforme la nature même de l'événement, qui ne se limite plus à une simple captation vidéo d'une salle, mais devient une production orchestrant deux expériences simultanées.
Le plus souvent c'est une agence de live streaming (comme nous héhé) qui s'occupera de rediffuser l'évènement.
3 intérêts de digitaliser votre évent
Si de nombreuses entreprises optent pour des évènements phygitals il y a plusieurs raisons.
Votre salle affiche complet, mais la moitié de vos inscrits reste sur liste d'attente.
C'est la contrainte classique des conférences : le lieu impose sa jauge. Vous louez pour 80 personnes, vous avez 150 demandes, vous devez refuser 70 participants qui auraient généré des leads qualifiés.
La diffusion hybride élimine ce plafond. Par exemple pour notre client Raiselab, la salle accueillait 50 personnes physiques (capacité maximale du lieu). Résultat de la diffusion live : 500 participants connectés, soit 10× l'audience présentielle.
Rapide calcul : Budget salle 50 places = 2 000 €. Pour accueillir 500 personnes en présentiel = 15 000 € de location + traiteur + logistique.
Avec l'hybride = 2 000 € salle + 8 000 € streaming = économie de 5 000 € tout en atteignant la même audience.
Organiser une conférence pour 500 personnes génère en moyenne 45 tonnes de CO2 en format 100% présentiel.
En version hybride (200 sur place + 300 online), vous tombez à 18 tonnes.
Économie : 27 tonnes de CO2, soit l'équivalent de 135 000 km en voiture.
D'où viennent ces émissions évitées ?
300 trajets supprimés (train, avion, voiture)
180 nuitées d'hôtel en moins
900 repas non produits
Infrastructure digitale : seulement 260 kg CO2 pour le streaming complet
Concrètement : Le streaming consomme moins qu'un seul vol Paris-Marseille. Les déplacements que vous évitez représentent 100× plus d'impact que l'infrastructure technique ajoutée.
Un événement hybride élimine les barrières qui excluent une partie de votre audience.
Accessibilité réelle : Une personne à mobilité réduite participe depuis son domicile équipé, un malentendant active les sous-titres automatiques. Votre événement devient accessible à 100% de votre cible, pas seulement à ceux qui peuvent physiquement se déplacer.
Distance et budget : Votre expert basé à Singapour intervient en direct depuis son bureau. Zéro frais de voyage, même impact. Un junior toulousain accède à votre contenu Parisien et posera ses questions en direct au lieu de 350 € de déplacement.
Flexibilité temporelle : Un participant bloqué en réunion se connecte en retard et reprend depuis le début. Les no-shows consultent le replay dans les 7 jours. Vous récupérez une grosse partie d'audience qui aurait été perdue.
Résilience opérationnelle : Grève, canicule, restriction sanitaire ? Vous basculez en 100% digital en 2 heures.
Scalabilité instantanée : 250 demandes pour 100 places ? Gardez la salle et ouvrez 150 connexions online. Coût marginal : 5-8 € par participant additionnel.
Rayonnement géographique démultiplié : Votre conférence parisienne touche instantanément Lyon, Toulouse, mais aussi Bruxelles, Genève ou Montréal. Les participants distants partagent sur LinkedIn, mentionnent votre hashtag depuis 15 villes différentes. Résultat : visibilité nationale ou internationale au lieu d'un impact local limité.
Réutilisation marketing pérenne : Un événement présentiel dure 3 heures, puis disparaît. En hybride, vous captez des contenus exploitables bien plus longtemps : extraits de 2 minutes pour LinkedIn, témoignages clients filmés en qualité professionnelle, teasers pour annoncer le prochain événement.
Traçabilité complète : Qui a regardé quoi, combien de temps, quelles questions posées, quels CTA cliqués.
Données impossibles en présentiel pur. Vous identifiez précisément le nombre de participants ayant visionné et combien de temps ils sont restés devant leur écran.
Exemple
Une association d'entrepreneur nous a contacté pour diffuser les pitchs de chaque startups. Ainsi leurs proches mais aussi de nombreux investisseurs ont pu tout suivre à distance.
Prix pour cette prestation : 2100€ pour toute la matinée.
La dimension "hybride" implique trois caractéristiques essentielles :
1. Deux audiences avec des besoins différents Les participants présentiels bénéficient du networking direct, des démonstrations tactiles et de l'ambiance collective. Les participants distants, eux, recherchent la flexibilité horaire, l'économie de déplacement et l'accès aux contenus depuis leur environnement de travail. Ces deux publics ne consomment pas l'événement de la même manière et nécessitent des parcours adaptés. N'hésitez pas à me contacter pour en savoir plus.
2. Une infrastructure technique dédiée Contrairement à une simple diffusion passive, l'événement hybride requiert une régie audiovisuelle professionnelle capable de gérer la captation multi-caméras, le mixage audio, l'encodage streaming et l'interactivité digitale simultanément. Le plus souvent, une agence de live streaming prend en charge cette dimension technique : équipements, réalisation, diffusion sur plateforme et monitoring de la qualité. N'hésitez pas à en savoir plus sur la préparation d'une captation vidéo ou d'un live.
3. Une scénarisation unifiée mais différenciée L'enjeu majeur consiste à créer une expérience cohérente pour les deux audiences sans sacrifier l'une au profit de l'autre. Cela signifie intégrer des séquences communes (keynotes, démonstrations) et des moments spécifiques (networking physique vs breakout rooms digitales, Q&A unifiés avec modération cross-audiences).
La meilleure plateforme pour sa diffusion
| Plateforme | ✅ Avantage | ❌ Inconvenient |
|---|---|---|
| Zoom | - Très facile à utiliser - Très stable - En temps réel, idéal pour vos duplex | - qualité bof |
| Microsoft Teams | - Qualité au top pour du webinar | - Un peu plus difficile à prendre en main pour pousser les options - payant |
| YouTube Live | - Qualité au top - Simple pour tout le monde et stable. - Un seul lien à envoyer à son audience, pas de risque de mauvaise manip' | Branding Youtube |
| Facebook Live | - Idéal si vous avez déjà une communauté dessus. | Seulement en 720p |
| Vimeo | - meilleur qualité possible - Branding neutre | Payant |
| Livestorm et WebinarJam | outils marketing | - Payant - Qualité qui laisse à désirer... |
Les choses nécéssaires à un évènement hybride.
Côté technique : Une régie vidéo multi-caméras (minimum 2-3 caméras pour dynamiser l'image), un mélangeur vidéo pour alterner les plans, une console audio professionnelle (micros HF, mixage propre, suppression larsens), et un encodeur streaming dédié. Élément critique : la connexion internet. Fibre dédiée avec 50 Mbps upload minimum, doublée d'un backup 4G/5G pour sécuriser la diffusion. Sans débit stable, même le meilleur équipement ne sert à rien. Côté technique, voici un reccap que l'on utilise en tant que prestataire juste avant un live.
Côté plateforme : Un outil de diffusion adapté à votre audience (Zoom Events, Teams, plateformes dédiées) avec fonctions d'interactivité : chat modéré, Q&A, sondages temps réel, replay automatique. L'interface doit être intuitive pour vos participants, pas seulement pour vos techniciens. Pour aller plus loin, vous pouvez voir notre guide de la meilleure plateforme.
Côté humain : Un réalisateur technique qui orchestre les caméras et transitions, un ingénieur son qui garantit l'intelligibilité, un technicien streaming qui surveille la qualité de diffusion, et un modérateur qui anime le chat et remonte les questions online aux speakers. Pour 500 participants, comptez environ 3-4 personnes dédiées.
Côté contenu : Une scénarisation pensée pour les deux audiences. Les participants online ne voient pas tout le temps les gestes du speaker ni les réactions de la salle. Il faut incruster les slides clairement, cadrer serrés les intervenants au niveau du visage, afficher les questions posées, et maintenir un rythme soutenu (sondages toutes les 15 minutes, transitions dynamiques) pour que les personnes online ne soient pas tentés de faire trop de multitâches à distance 😉
Budget réaliste : nous pouvons commencer un évènement hybride à partir de 2100€ (configuration simple 3 caméras, sur plateforme publique).
N'hésitez pas à consulter nos tarifs de captation vidéo qui sont quasi les mêmes pour du live. https://lesfilmsdegustave.com/captation-video-tarif
Et bien sûr n'hésitez pas à nous contacter pour avoir un devis personnalisé !